業務の効率化を進めるには単に作業時間を短縮することだけに目を向けるのではなく、組織全体のプロセスや考え方を根本から見直す姿勢が求められます。
業務の効率化を阻む要因と多いのが従来のやり方に固執する文化や、目的を見失った手続きの形骸化です。
まず取り組むべきは、業務一つ一つの「目的」を明確にすることです。
なぜこの作業が必要なのかそれは誰のためのものか、という視点を持つことで不要な工程や二重管理に気付きやすくなります。
業務の効率化を図るうえで大切なのが「属人化の排除」です。
特定の人しか対応できない業務が存在すると、休暇や退職によって業務全体が滞るリスクが高まります。
そのためマニュアルの整備や、業務の共有化・可視化によって組織全体の柔軟性を高めることが求められます。
ITツールの導入や自動化も業務の効率化には欠かせませんが、ただシステムを導入するだけでは根本的な改善にはつながりません。
むしろ現場の業務内容に合ったツールの選定と、導入後の運用体制の構築が重要です。
業務を評価する指標の見直しも必要なのです。
